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Elementos Del Concepto de
Planeación
Objetivo: resultados
deseados.
Cursos alternos de acción: diversos
caminos, formas de acción o estrategias.
Elección: determinación,
análisis y la selección, la decisión mas adecuada.
Futuro: prever situaciones
futuras, anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar
actividades futuras.
Podemos decir que la planeación
es la determinación de los objetivos y elección de los cursos de
acción para lograrlos, con base
en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá
de realizarse en un futuro.
Importancia de la Planeación
Propicia el desarrollo de la
empresa al establecer métodos de utilización racional de los
recursos.
Reduce los niveles de
incertidumbre que se pueden presentar en el futuro.
Prepara a la empresa para hacer
frente a las contingencias que se presenten, con las
mayores garantías de éxito.
Mantiene una mentalidad
futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y
mejorar las cosas.
Establece un sistema racional
para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o
empirismos.
Promueve la eficiencia al
eliminar la improvisación.
La moral se eleva
sustancialmente, ya que todos los miembros de la empresa conocen
hacia donde se dirigen sus
esfuerzos.
Maximiza el aprovechamiento del
tiempo y los recursos, en todos los niveles de la
empresa.
Principios de la Planeación
Factibilidad: debe ser
realizable, adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas.
Objetividad y cuantificación: basarse
en datos reales, razonamientos precisos y exactos, nunca
en opiniones subjetivas,
especulaciones o cálculos arbitrarios (precisión) expresada en tiempo y
dinero.
Flexibilidad: es
conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones
imprevistas y que puedan
proporcionar otros cursos de acción a seguir.
Unidad: todos los planes
deben integrarse a un plan general y al logro de los propósitos y objetivos
generales.
Del cambio de estrategias: cuando
un plan se extiende, será necesario rehacerlo
completamente. La empresa
tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias) y
consecuentemente las políticas,
programas, procedimientos y presupuestos para lograrlos.
Pasos de la Planeación
1. Detección de la oportunidad
de acuerdo con:
El mercado
La competencia
Lo que desean los clientes
Nuestras fuerzas
Nuestras debilidades
2. Establecimiento de objetivos
y metas:
Donde se desea estar, que se
quiere lograr y cuando.
3. Consideración de las
premisas de planeación:
En que ambiente (interno o
externo) operarán nuestros planes.
4. Identificación alternativas:
Cuales son las alternativas más
prometedoras para alcanzar nuestros objetivos.
5. Comparación de
alternativas:
Que alternativa proporcionará
la mejor posibilidad de cumplir las metas con el costo más
bajo y las mayores utilidades.
6. Elección de una alternativa:
Selección del curso de acción a
seguir.
7. Elaboración de planes de
apoyo, como los planes para:
Comprar equipo
Comprar materiales
Contratar trabajadores
Desarrollar un nuevo producto
8. Expresión numérica de los
planes mediante la elaboración de
presupuestos tales como:
Volumen y precio de ventas
Gastos de operación necesarios
para los planes
Gastos para equipos de capital.
Etapas de la Planeación
Misión o Propósito
Es la declaración duradera de
objetivos que distinguen a una organización de otras similares. ¿Cuál es
nuestro negocio? Describe el
propósito, los clientes, los productos o servicios, los mercados, la
filosofía y la tecnología
básica de una empresa.
Definir que es la organización
y lo que aspira a ser.
Ser lo suficientemente
específica para auxiliar ciertas actividades y lo suficientemente
amplia para permitir el
crecimiento creativo.
Distinguir a una organización
de todas las demás.
Servir como marco para evaluar
las actividades presentes y futuras.
Ser formulada en términos tan
claros que se puedan entender en toda la empresa.
Objetivos
Los objetivos deben ser
perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la
organización. Deben ser
estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y
confusiones. Representan los
resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar,
establecidos cuantitativamente
y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.
Características:
Deben establecerse a un tiempo
especifico.
Se determinan
cuantitativamente.
Lineamientos:
Deben de asentarse por
escrito.
No deben confundirse con los
medios o estrategias para alcanzarlos.
al determinarlos, debemos
recordar las seis preguntas clave de la administración (qué,
cómo, dónde, cuándo, quién,
porqué)
Estrategias
Son cursos de acción general o
alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los
recursos y esfuerzos, para
lograr los objetivos en las condiciones ventajosas. Un área clave de
resultados es una actividad
básica dentro de una empresa, que está relacionada con el desarrollo total
de la misma.
Lineamientos:
Asegurarse de que sean
consistentes y contribuyan al logro de los objetivos.
Determinadas con claridad
No confundir las estrategias
con las tácticas, ya que éstas últimas combinan la acción con
los medios para alcanzar el
objetivo.
Considerar las experiencias
pasadas para su establecimiento; esto permitirá sugerir un
mayor número de cursos de
acción.
Analizar las consecuencias que
pudieran presentarse al momento de aplicarlas
Al establecerlas, auxiliarse de
técnicas de investigación y de planeación
Características:
Se avienen al concepto
tradicional militar, al incluir consideraciones competitivas
Su vigencia está estrechamente
vinculada a la del objetivo u objetivos para los que
fueron diseñadas; una vez
alcanzados, a la par del establecimiento de unos nuevos, es
necesario formular nuevas
estrategias.
Debido a la dinámica del medio
ambiente, una estrategia que en su momento fue útil,
puede ser, en otro tiempo, la
menos indicada para lograr el mismo objetivo.
Para cada área clave es
necesario establecer una estrategia específica. Es decir, que una
estrategia establecida para un
área clave, por ejemplo: productividad, no podrá aplicarse
para penetración de mercado.
Se establecen en los niveles
jerárquicos más alto
Políticas
Son guías para orientar la
acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de
decisiones, sobre problemas que
se repiten una y otra vez dentro de una organización.
Las políticas son
imprescindibles para el éxito del plan debido a que:
Facilitan la delegación de
autoridad
Motivan y estimulan al
personal, al dejar a su libre albedrío ciertas decisiones.
Evitan pérdidas de tiempo a los
superiores, al minimizar las consultas innecesarias que
pueden hacer sus subordinados
Otorgan un margen de libertad
para tomar decisiones en determinadas actividades.
Contribuyen a lograr los
objetivos de la empresa
Proporcionan estabilidad y
uniformidad en las decisiones
Indican al personal como debe
actuar en sus operaciones
Facilitan la inducción del
nuevo personal
Lineamientos:
Establecerse por escrito para
darles validez
Redactarse claramente y con
precisión
Darse a conocer en todos los
niveles donde se vas a interpretar y aplicar
Coordinarse con las demás
políticas
Revisarse periódicamente
Ser razonable y aplicable a la
práctica
Estar acorde con los objetivos
de la empresa
Debe ser estable en su
formulación
Ser flexible
Programas
Un esquema en donde se
establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse
para alcanzar los objetivos y
el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos
aquellos eventos involucrados
en su consecución.
La importancia de los programas
es que:
Suministran información e
indican el estado de avance de las actividades
Mantienen en orden las
actividades, sirviendo como herramienta de control
Identifica a las personas
responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un
programa para cada centro de
responsabilidad
Determinan los recursos que
necesitan
Disminuyen los costos
Orientan a los trabajadores
sobre las actividades que deben realizarse específicamente
Determinan el tiempo de
iniciación terminación de actividades
Se incluyen únicamente las
actividades que son necesarias
Evitan la duplicidad de
esfuerzos
Lineamientos:
Deben participar en su
formulación: tanto el responsable del programa, como aquellos
que intervendrán en la
ejecución.
La determinación de los
recursos y el periodo para completarlo, deben estar relacionados
con las posibilidades de la
empresa
La aprobación del desarrollo y
ejecución del programa, debe comunicarse a todos
aquellos que estén involucrados
en el mismo
Deben ser factibles
Evitar que los programas se
contrapongan entre sí
Deben establecerse por escrito,
graficarse y ser precisos y de fácil comprensión
El programa debe ser adaptable
a las modificaciones o cambios que se presenten, así
mismo, debe considerarse las
consecuencias que operarán en el futuro.
Presupuestos
Es un esquema escrito de todas
o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en
términos económicos
(monetarios), junto con la comprobación subsiguiente de las realizaciones de
dicho plan.
Características:
Es un esquema, pues, se elabora
en un documento formal, ordenado sistemáticamente
Está expresado en términos
cuantitativos
Es general porque debe
establecerse para toda la empresa
Es específico porque puede
referirse a cada una de las áreas de la organización
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